LEGALIZZAZIONE ED APOSTILLE | PIANO DI SORRENTO

In cosa consiste la legalizzazione e qual è la sua funzione?

La legalizzazione è un requisito essenziale perchè un cittadino straniero possa far valere in Italia un documento proveniente dal Paese estero di origine o di stabile residenza. Un cittadino straniero, infatti, può autocertificare determinate circostanze solo a condizione che siano già conosciute e acquisite presso l'ufficio pubblico italiano competente. Tutto ciò che non è autocertificabile va dimostrato tramite documenti che devono essere legalizzati.

L'istituto della legalizzazione di documenti (Sezione VI del D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445 - Testo Unico sulla documentazione amministrativa) ha la funzione di attribuire validità al documento secondo la legge italiana allo scopo di verificare che l'atto sia stato formalizzato nel rispetto della legislazione del Paese straniero in cui è stato formato, e che sia stato rilasciato da parte dell'ufficio competente.

L’atto di legalizzazione serve, quindi, a provare l’esistenza del documento straniero nel momento in cui questo diventa rilevante per l’ordinamento italiano, ma non consiste nel controllo del contenuto dell’atto e della sua legittimità.

La legalizzazione consiste praticamente nell’apposizione di un timbro, sull’originale dell’atto da legalizzare, che attesta ufficialmente:

la qualifica legale del pubblico ufficiale che ha firmato l’atto;
l’autenticità della sua firma.

Nella legalizzazione deve essere indicato il nome e il cognome di colui la cui firma va legalizzata. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita e apporre la propria firma per esteso e il timbro dell'ufficio.

I documenti da legalizzare, se redatti in lingua straniera, devono essere accompagnati dalla loro traduzione in lingua italiana, certificata come conforme al testo straniero, ad opera della competente Autorità diplomatica o consolare italiana, ovvero da un traduttore ufficiale accreditato dal Consolato italiano del Paese d'origine, o di stabile residenza del cittadino straniero.

Quali sono le Autorità competenti alla legalizzazione degli atti?

Le firme su atti e documenti formati in un Paese estero, da far valere in Italia, devono essere legalizzate dalle Rappresentanze diplomatiche o consolari italiane di quel Paese (art.33, comma 2, D.P.R. n.445/2000).

Se, invece, un atto italiano deve essere usato in un Paese estero, la legalizzazione – qualora richiesta da quell’ordinamento – deve essere fatta dal Procuratore della Repubblica presso il Tribunale nella cui circoscrizione ha sede il notaio che riceve o autentica l’atto. La firma del Procuratore della Repubblica, a sua volta, viene legalizzata dal Consolato straniero in Italia nel cui ambito risiede.

Se l’atto è rilasciato dal Comune la legalizzazione deve essere rilasciata dal Prefetto competente per territorio.

Nel caso in cui l’atto venga rilasciato da un’Autorità diplomatica o consolare estera che ha sede in Italia, deve essere legalizzato dal Prefetto nella cui circoscrizione si trova l’Autorità estera stessa (art.33, comma 4, D.P.R. n.445/2000 e Circolare MIACEL 26 marzo 2001).

Quali atti sono soggetti a legalizzazione?

Gli atti soggetti a legalizzazione sono gli atti dello stato civile, dell'anagrafe e gli atti pubblici formati in uno Stato che devono essere prodotti nel territorio di un altro Stato. Per “atto straniero” si intende l'atto redatto e compilato all'estero da Autorità straniere, anche se in lingua italiana. Sotto questo profilo non è “straniero” l'atto redatto da Consolati e Ambasciate italiane all'estero, anche se le parti sono straniere.

Quali sono i casi di esenzione dalla legalizzazione?

L'obbligo della legalizzazione viene meno in alcuni casi stabiliti da leggi o accordi internazionali (art.33, ultimo comma, D.P.R. n.445/2000).
Particolarmente significativa, in merito, è la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, ratificata dall’Italia con la legge 20 dicembre 1966 n.1253, relativa all’abolizione della legalizzazione degli atti pubblici stranieri.

L'apostille

Gli Stati che aderiscono alla Convenzione dell’Aja sostituiscono la legalizzazione degli atti che rientrano nel suo ambito di applicazione e che devono essere prodotti sul suo territorio, con l’apposizione della c.d. apostille. Quest’ultima consiste in un’annotazione, rigidamente conforme al modello allegato alla Convenzione, che va apposta sull’originale del certificato straniero da parte dell’Autorità estera indicata come competente dalla legge di ratifica della Convenzione.

Di conseguenza, se un cittadino straniero di un Paese che ha aderito alla Convenzione dell’Aja deve far valere in Italia un certificato (es. certificato di nascita), potrà recarsi presso l’Autorità competente nel proprio Stato, designata dall’atto di adesione alla Convenzione, per ottenere l’apostille. Il documento apostillato viene riconosciuto in Italia in quanto anche l’Italia ha ratificato la Convenzione dell’Aja e dunque, in base alla legge italiana, quel documento deve essere ritenuto valido.

L’apostille, come la legalizzazione, ha la funzione di attestare la veridicità della sottoscrizione e della qualifica legale del pubblico ufficiale straniero che ha rilasciato il documento, nonché l’autenticità del sigillo o del timbro apposto sull’atto.

La Convenzione dell’Aja si applica agli atti pubblici stranieri, tra i quali rientrano, ad esempio: i documenti rilasciati da un’autorità o da un funzionario dipendente da un’Amministrazione del Paese estero, i documenti amministrativi, gli atti notarili e le dichiarazioni ufficiali indicanti la registrazione, il visto di data certa e l’autenticazione di firma apposti su atti privati.

L’apostille permette quindi di evitare la legalizzazione di documenti di vario genere, che di frequente riguardano i rapporti di parentela ed i legami familiari, ma può essere apposta esclusivamente su documenti predisposti all'estero, da Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja, mentre i documenti eventualmente rilasciati in Italia dall'Autorità consolare dei medesimi Paesi, sono soggetti alla procedura di legalizzazione presso la Prefettura competente (per ogni altra informazione in merito vedi il sito della Prefettura di Napoli)

È possibile verificare le Autorità dei Paesi firmatari la Convenzione dell'Aja competenti al rilascio dell'apostille collegandosi al sito internet qui linkato.

Paesi esenti da legalizzazione

In base alla Convenzione di Londra del 7 giugno 1968, sono esenti da legalizzazione gli atti redatti dai rappresentanti diplomatici e consolari dei seguenti Paesi: Austria, Cipro, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna (e Isola di Man), Grecia, Irlanda, Italia, Liechtenstein, Lussemburgo, Malta, Moldova, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.

Dal 28 marzo 2003 sono esenti da legalizzazione anche gli atti rilasciati dalla Polonia, in particolare gli atti riguardanti lo stato civile, la capacità o la situazione familiare delle persone fisiche, la nazionalità, il domicilio o la residenza. (art.2 della Convenzione di Atene del 15 Settembre 1977). Gli altri Stati aderenti alla Convenzione sono: Lussemburgo, Francia, Olanda, Portogallo, Spagna, Turchia e Austria.

La legalizzazione delle firme non è necessaria per tutti gli atti e i documenti rilasciati dalle autorità amministrative dei seguenti Stati: Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Lettonia ( Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 ), Germania ( Convenzione di Roma del 7 giugno 1969 ), Ungheria ( Convenzione di Budapest del 26 maggio 1977 ). .

Gli estratti di stato civile plurilingue

Ai sensi della Convenzione di Vienna del 8 Settembre 1976, ratificata dall’Italia con legge 21 dicembre 1978, n.870, è possibile il rilascio di estratti di stato civile plurilingue per provare la data e il luogo di nascita, il matrimonio e la morte, senza necessità di traduzione. Gli estratti devono essere accettati nel territorio di ciascuno degli Stati aderenti alla Convenzione stessa senza legalizzazione o formalità equivalenti.

Gli Stati che attualmente hanno aderito alla Convenzione di Vienna sono: Austria, Belgio, Bosnia-Herzegovina, Croazia, Francia, Germania, Italia, Lussemburgo, Macedonia, Moldavia, Montenegro, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Serbia, Slovenia, Spagna, Svizzera e Turchia.

Quali formalità sono previste per gli atti provenienti dall’Argentina

L’Accordo tra l’Italia e la Repubblica Argentina firmato a Roma il 9 dicembre 1987, ratificato con legge 22 novembre 1988, n.533, disciplina lo scambio degli atti dello stato civile e l’esenzione della legalizzazione a condizione che siano datati, muniti di firma e di timbro dell’Autorità che li ha rilasciati.

Pertanto, i documenti non trasmessi per via ufficiale tramite l’Autorità consolare o diplomatica italiana, ma prodotti dall’interessato, non muniti di legalizzazione ovvero di Apostille, saranno soggetti a controllo di autenticità (ai sensi dell’art.6 ultimo periodo dell’Accordo: “Ciascuna delle parti accetterà senza alcuna legalizzazione o formalità equivalente, e senza traduzione qualora siano redatti su moduli che contengano le indicazioni nella lingua dell'altra parte, a condizione che siano datati, muniti della firma e, se necessario, del timbro dell'autorità dell'altra parte che li ha rilasciati: a) gli atti e documenti riguardanti lo stato civile, la capacità, la cittadinanza e la residenza delle persone fisiche qualunque sia l'uso al quale sono destinati; b) tutti gli altri atti e documenti che vengono prodotti per la celebrazione di un matrimonio o per la iscrizione o la trascrizione di un atto di stato civile. Quando i predetti atti e documenti non siano stati trasmessi per via ufficiale e sorgano fondati dubbi sull'autenticità dei medesimi, i funzionari competenti effettueranno gli opportuni accertamenti senza indugio onde non ritardarne gli effetti. Le autorità delle parti si presteranno a tal fine la necessaria collaborazione”.

Una strada alternativa: le rappresentanze consolari in Italia

Viene anche ammessa una prassi alternativa, sempre più diffusa tra i diversi paesi, per cui un certificato può essere rilasciato anche dal consolato del paese straniero operante in Italia, che é, per definizione, il terminale amministrativo di tutti gli uffici del paese di origine.

Anche se non è prevista da nessuna legge dello Stato, questa prassi è di fatto riconosciuta come una valida procedura alternativa che potrebbe sembrare molto più semplice e comoda, ma in realtà non sempre è così: normalmente, infatti, anche le rappresentanze consolari in Italia non rilasciano i certificati direttamente a richiesta degli interessati, ma richiedono dei certificati provenienti dal loro paese di origine (senza traduzione o legalizzazione) da esibire alla rappresentanza consolare stessa, che poi rilascia dei propri certificati corrispondenti e direttamente tradotti in italiano. Ma a quel punto si deve comunque procedere alla legalizzazione di quel certificato perché nessun ufficio pubblico italiano è in grado di verificare direttamente se sia valido, cosicché si deve richiedere preliminarmente la legalizzazione della firma del funzionario consolare presso la prefettura competente per territorio, che allo scopo la confronta con la firma appositamente depositata nel suo ufficio.

Questa procedura alternativa non è meno macchinosa né più economica della precedente, ma può essere valutata più o meno conveniente dai diretti interessati anche a seconda della prassi dei singoli paesi.

La traduzione dei documenti

Per poter essere fatti valere in Italia, gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere devono essere legalizzati dalle rappresentanze diplomatico-consolari italiane all’estero. Tali atti e documenti, eccetto quelli redatti su modelli plurilingue previsti da Convenzioni internazionali, devono inoltre essere tradotti in italiano.

Le traduzioni devono recare il timbro “per traduzione conforme”. Nei Paesi dove esiste la figura giuridica del traduttore ufficiale la conformità può essere attestata dal traduttore stesso, la cui firma viene poi legalizzata dall’ufficio consolare. Nei Paesi nei quali tale figura non è prevista dall’ordinamento locale occorrerà necessariamente fare ricorso alla certificazione di conformità apposta dall’ufficio consolare.

Per procedere alla legalizzazione il richiedente dovrà presentarsi, previo appuntamento, presso l’Ufficio consolare munito dell’atto (in originale) da legalizzare. Al fine di ottenere il certificato di conformità della traduzione il richiedente dovrà presentarsi, previo appuntamento, presso l’Ufficio consolare munito del documento originale in lingua straniera e della traduzione.

Gli atti di cui sopra sono soggetti al pagamento dei diritti di cui alla Tariffa consolare attualmente vigente.

Traduzione del documento in lingua straniera fatto in Italia - Asseverazione

L'Asseverazione è la procedura che dà valore, tra privati o tra privati e la Pubblica Amministrazione, alla perizia stragiudiziale e alla traduzione, per mezzo del giuramento davanti al Cancelliere (art. 5 R.D. N° 1366 del 9/10/1922 semplificazione dei servizi di cancelleria e segreteria - D.M. 4/1/54 (Cat. 22) - traduzioni di lingue straniere - R.D. 20/9/34 n° 2011 art. 32 Categorie periti e interpreti presso la camera di commercio).

La perizia e la traduzione devono essere giurate da chi le ha effettuate. Il perito o il traduttore si recano in Tribunale con un documento valido d’identità e con la perizia o la traduzione cartacee da giurare. Non è necessario che il perito o il traduttore siano iscritti ad apposito albo professionale (che, inoltre, per i traduttori non esiste). Il traduttore, al fine di garantire l'imparzialità e la veridicità della traduzione deve essere un terzo estraneo all'atto che ha tradotto.

Non esiste una competenza territoriale e il giuramento può essere effettuato in qualunque Tribunale su tutto il territorio nazionale.
Se la perizia o la traduzione devono essere trasmesse all’estero è necessario legalizzare la firma del cancelliere alla Procura della Repubblica presso il Tribunale.
Non è consentito giurare traduzioni da una lingua straniera ad un’altra lingua straniera se non operando almeno una traduzione in lingua italiana.
Elenco documenti da esibire il giorno dell'appuntamento e la cui mancanza non permetterà di dar corso alla dichiarazione:

Deve essere presente la persona che ha eseguito l’elaborato, ovvero la persona che ha eseguito la traduzione che non può essere il titolare dell’atto tradotto ne parente ne affine dello stesso, munita di documento valido di riconoscimento.
in caso di traduzione deve essere portato sia l’elaborato tradotto sia la traduzione
1 marca da bollo da 16,00 euro ogni 4 facciate (come riferimento il foglio formato uso bollo) contando anche la facciata del verbale di giuramento.

Per ogni altra informazione vedi gli allegati alla presente pagina.

A chi si rivolge

A tutti coloro che devono far valere in Italia presso la Pubblica amministrazione, documenti in lingua straniera

Apostille e legalizzazione nel mondo

Riferimenti normativi e circolari ministeriali:

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), art. 33 (Legalizzazione di firme di atti da e per l'estero.
D.P.R. 3 novembre 2000, n. 396 (Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile, a norma dell'articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n.127).
Circolare del Ministero per la Funziona Pubblica 20 dicembre 1988, n.26779 , con allegata la Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 778/8/8/1 del 21 ottobre 1968.

Accordi e convenzioni internazionali

Convenzione di amicizia e buon vicinato fra l'Italia e San Marino, conclusa a Roma il 31 marzo 1939, come modificata dall'Accordo aggiuntivo alla convenzione di amicizia e di buon vicinato tra l'Italia e San Marino, firmata a Roma il 31 marzo 1939 , in materia di assistenza amministrativa, doppia cittadinanza e leva militare, con scambio di lettere tra l'Italia e San Marino, firmato a San Marino il 28 ottobre 1980
Accordo tra l'Italia ed il Belgio relativo al reciproco rilascio gratuito degli atti di stato civile ed alla abolizione della loro legalizzazione concluso, a mezzo scambio di Note, a Roma il 24 ottobre 1950 .
Convenzione per il rilascio di alcuni estratti di atti dello stato civile destinati all'estero, firmata a Parigi il 27 settembre 1956 .
Convenzione per il rilascio gratuito e la dispensa da legalizzazioni degli atti di stato civile e allegato, firmata a Lussemburgo il 26 settembre 1957
Convenzione riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, adottata a l'Aja il 5 ottobre 1961
Accordo tra l'Italia e la Svizzera sull'esenzione dalla legalizzazione, sullo scambio degli atti dello stato civile e sulla presentazione dei certificati occorrenti per contrarre matrimonio, concluso a Berna il 16 novembre 1966
Convenzione europea (n. 63) relativa alla soppressione della legalizzazione degli atti formati da agenti diplomatici o consolari, adottata a Londra il 7 giugno 1968 .
Convenzione tra la Repubblica italiana e la Repubblica federale di Germania in materia di esenzione dalla legalizzazione di atti, conclusa a Roma il 7 giugno 1969.
Convenzione relativa al rilascio di estratti plurilingue di atti di stato civile, firmata a Vienna l'8 settembre 1976.
Convenzione sull'assistenza giudiziaria in materia civile tra la Repubblica Italiana e la Repubblica Popolare Ungherese, firmata a Budapest il 26 maggio 1977.
Convenzione sulla dispensa dalla legalizzazione per taluni atti e documenti, firmata ad Atene il 15 settembre 1977.
Convenzione relativa al rilascio di un certificato matrimoniale, adottata a Monaco il 5 settembre 1980 .
Accordo tra la Repubblica italiana e la Spagna sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Madrid il 10 ottobre 1983 .
Convenzione relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri delle Comunità europee, firmata a Bruxelles il 25 maggio 1987 .
Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica argentina sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione dalla legalizzazione per taluni documenti, firmato a Roma il 9 dicembre 1987.
Accordo tra la Repubblica italiana e la Repubblica d'Austria in materia di esenzione dalla legalizzazione, trasmissione di atti di stato civile e semplificazione delle formalità preliminari per contrarre matrimonio, firmato a Vienna il 29 marzo 1990 .